Ad-Hoc-Link für Datenpflege durch externe Leistungsträger

Ad-Hoc-Link für Datenpflege durch externe Leistungsträger

Ein Ad-Hoc-Link ermöglicht es Leistungsträgern, ohne regulären Zugang zu eurer Datenbank one.data Zugriff auf spezifische Datensätze zu erhalten. Dies ist besonders hilfreich, wenn du sicherstellen möchtest, dass Datensätze regelmäßig von den jeweiligen Verantwortlichen geprüft oder aktualisiert werden.

Ein Ad-Hoc-Link ist ein temporärer Zugang, der es Leistungsträgern erlaubt, spezifische Datensätze zu bearbeiten oder zu prüfen, ohne dass sie einen dauerhaften Benutzerzugang benötigen. Der Link ist für 14 Tage gültig und bietet eine einfache Möglichkeit, die Aktualität der Daten zu gewährleisten.

Du kannst einen Ad-Hoc-Link auf zwei Arten erstellen:

  1. Navigiere zu dem spezifischen Datensatz in one.data, den du teilen möchtest.
  2. Scrolle zum unteren Rand der Datensatzseite.
  3. Klicke auf die Option „Ad-Hoc-Link erzeugen“.
  4. Füge die Mail Adresse des Ansprechpartners ein und versende somit den Link.















2. Mehrere Ad-Hoc-Links über Listen-Export generieren

  1. Gehe zur Listenansicht der Datensätze, die du exportieren möchtest.
  2. Wähle die Option „Exportieren“.
  3. Exportiere die Liste als Excel Datei (xlsx) und setze den Haken bei "Pro Objekt einen AdHoc-Link erzeugen" verteile die Links an die jeweiligen Objektbesitzer, zum Beispiel via E-Mail.

3. Eigener AdHoc-User im Mandanten

Bisher war es so, dass Medien und Inhalte, die mit einem allgemeinen AdHoc-User erstellt wurden, nicht im eigenen Mandanten bearbeitet oder verteilt werden konnten.
Das ändert sich jetzt: Ab sofort kannst du in deinem eigenen Mandanten einen eigenen AdHoc-User anlegen.
So funktioniert es:
  1. Lege in deinem Mandanten einen neuen Benutzer an (der Name ist frei wählbar).
  2. Weise diesem Benutzer anschließend die Gruppe AdHoc zu.
Ab dann gilt: Alle Inhalte, die über AdHoc-Links in deinem Mandanten erstellt werden, werden automatisch diesem neuen AdHoc-User zugeordnet. Dadurch sind sämtliche Objekte – einschließlich Mediendaten – in deinem Mandanten ganz normal bearbeitbar und können wie gewohnt verteilt werden.

  • Der Empfänger des Links kann den Datensatz direkt aufrufen und bearbeiten.
  • Der Link ist ab dem Zeitpunkt der Erstellung 14 Tage gültig.
  • Der Empfänger sieht in one.data dann lediglich den anzupassenden Datensatz


Hinweis:

  • Gültigkeitsdauer:
    Nach Ablauf der 14 Tage verliert der Link seine Gültigkeit. Bei Bedarf kann ein neuer Link erstellt werden.
  • Sicherheit:
    Teile Ad-Hoc-Links nur mit vertrauenswürdigen Personen, da diese direkten Zugriff auf den Datensatz gewähren.

Durch die Nutzung von Ad-Hoc-Links kannst du die Pflege und Aktualisierung von Datensätzen effektiv koordinieren, ohne dass ein dauerhafter Zugang zu one.data benötigt wird.


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