Zoho Projects: Registrierung, Aufgaben anlegen, Kommunikationsguidelines

Zoho Projects: Registrierung, Aufgaben anlegen, Kommunikationsguidelines

Registrierung und Login

Die Registrierung ist erst möglich, wenn der Projektmanager den Einladungslink per E-Mail gesendet hat.
1. Öffne die E-Mail und klicke auf "Accept Invitation".

2. Es öffnet sich ein Fenster im Browser. Klicke auf "Registrieren und annehmen".

3. Fülle die Felder im Formular aus, akzeptiere die AGB und klicke auf "Registrieren und annehmen".

4. Im Folgedialog. Setze den Haken und klicke auf "Zugriff gewähren".

5. Fertig. Hiernach öffnet sich die Startseite von Zoho Projects.

Wichtig: für die Nutzung von Zoho Projects muss der Zugang für zoho.com registriert sein (NICHT für zoho.eu). Falls bereits andere Tools von Zoho genutzt werden und die eigene Mailadresse für diese Zwecke bereits für zoho.eu registriert wurde, dann muss für Zoho Projects eine neue, alternative Mailadresse verwendet werden (bspw. projects@kundendomain.de)


Zoho Projects ein Überblick



Ticketbearbeitung

Starte im Bereich "Aufgaben". Hier sind in der Liste "Kundentickets" alle Aufgaben aufgelistet.
1. Der Projektmanager erstellt die Tickets und weißt sie Ihnen zu.
2. Öffne das zu bearbeitende Ticket, das Ihnen zugewiesen ist.


3. Unter Beschreibung stehen alle relevanten Informationen zur Aufgabe.

4. Ganz unten im Ticket in den Kommentaren sind ggf. Fragen und follow up Kommunikation.

Bei Nachrichten IMMER die Person mit @"Name der Person" markieren, ansonsten kriegt diese es nicht mit.
5. Unter Dokumente können wichtige Unterlagen hinterlegt sein.

6. Unteraufgaben können unter Unteraufgaben erstellt werden, wenn es notwendig ist das Ticket weiter aufzuteilen.

7. Nach der Bearbeitung setze den Projektmanager als neuen Besitzer und erwähne ihn mit einem Kommentar.


Alle anderen Felder wie Priorität, Dauer usw. werden NICHT bearbeitet.

Neue Tickets anlegen

Starte in der Aufgabenübersicht.

1. Klicke auf Aufgabe hinzufügen.

2. Gib der Aufgabe einen Namen und schreibe eine passende Beschreibung. Siehe Guidelines weiter unten für eine Orientierung wie es aufgebaut sein sollte.

3. Wähle unter Besitzer den Projektmanager aus.

Alle weiteren Felder müssen nicht beachtet werden.
4. Klicken unten auf "Hinzufügen".

5. Gehe nun in das erstellte Ticket und hinterlasse einen Kommentar mit einem @ Mention des Projektmanagers. (Kommentarerklärung siehe weiter oben unter "Ticketbearbeitung".
Wenn der PM das Ticket bearbeitet hat, wird es Ihnen wieder zugewiesen und Sie werden per Kommentar gementioned.

Ticketguidelines - wie sollen welche Felder befüllt werden?

Titel einer Aufgabe:

Zusammenfassung der Beschreibung in einem Satz

Beschreibung einer Aufgabe:

vollständige, reproduzierbare, verständliche Beschreibung EINEs ToDo´s inkl. aller nachträglichen Änderungen/ Ergänzungen.
Nachträgliche Änderungen z.B. so ersichtlich machen:

_10145__Büsum__Relaunch__-_Instrumententafel.png

  • Beschreibung des To Do´s (Bsp., wenn Fehler, dann genaue Beschreibung des Fehlers)
  • Beschreibung des erwarteten Verhaltens/der Anforderungen
  • NICHT in die Beschreibung gehören:
    • Abstimmungsverläufe - diese in Kommentare auslagern
    • Copy Paste E-Mails
    • mehrere und verschiedene Themen auf einmal, pro Thema eine eigene Aufgabe anlegen

 

Bei Fehlern:

  • Frontend Fehler:
    • URL
    • Screenshot vom kompletten Browser mit Markierung des Fehlers
    • Information zu Gerät/Browser, auf dem/denen der Fehler auftrat/nicht auftrat
    • Zeitpunkt zu wann der Fehler aufgetreten ist
  • Backend Fehler:
    • verwendeter BE User
    • Seiten ID, falls vorhanden

Besitzer:

max. EINEN Zuständigen markieren, dies ist der zuständige Projektmanager:in

Kommentar:

enthält

  • ausschließlich Kommentare/Abstimmung
  • keine Anforderungen, Änderungen des ursprünglichen ToDo´s (siehe oben Beschreibung)